Jak doručovat pracovněprávní písemnosti bez starostí

Doručit písemnost nemůže být přeci nic záludného a těžkého. To si řekne spousta zaměstnavatelů. Pokud se ale při doručování něco nepovede, může jim to způsobit velké problémy. A v praxi se to bohužel stává. Pojďme se proto společně podívat na nová pravidla pro doručování pracovněprávních písemnosti. I to nám totiž novela zákoníku práce z roku 2023 změnila. Rozdělila přitom doručování pracovněprávních písemností do dvou kategorií: Podle zákoníku práce a podle zákoníku občanského.

Co se doručuje podle pravidel zákoníku práce?

Podle pravidel zákoníku práce se nyní doručují pouze:

  • písemnosti týkající se skončení pracovního poměru
  • výpověď,
  • okamžité zrušení pracovního poměru,
  • zrušení pracovního poměru ve zkušební době,
  • odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance,
  • vzdání se pracovního místa vedoucího zaměstnance,
  • mzdový a platový výměr.

Co se doručuje podle občanského zákoníku?

Podle pravidel občanského zákoníku se pak doručují veškeré ostatní písemnosti (např. dohoda o práci na dálku, informace o obsahu pracovního poměru).

U těchto písemností nemusíte dodržovat způsoby doručování uvedené v zákoníku práce. Jediným požadavkem je to, že se dokumenty musí dostat do sféry adresáta. Jaký způsob pro to zvolíte, je zcela na vás. Zvolte proto takový způsob, abyste doručení prokázali.

Pokud adresát maří doručení dané písemnosti, typicky si nepřebírá poštu, může nastat fikce doručení. Písemnost se tak považuje za doručenou, stejně jako kdyby si ji adresát reálně převzal.

Jak se doručuje podle zákoníku práce?

Zákoník práce nově upustil od hierarchie způsobu doručování, podle které musel zaměstnavatel postupovat dříve. Zaměstnavatel tak sice musí doručovat zaměstnanci do vlastních rukou, ale způsob doručení si vybírá sám. Zákonodárce mu však výběr omezil na tyto možnosti:

  • předání písemnosti na pracovišti zaměstnavatele,
  • předání písemnosti, kdekoliv bude zaměstnanec zastižen,
  • prostřednictvím datové schránky,
  • prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, nebo
  • prostřednictvím poštovních služeb.

Je tak na zaměstnavateli, jaký způsob doručování zvolí.

Toto pravidlo má však jednu výjimku: Doručování prostřednictvím poštovních služeb je možné pouze, pokud zaměstnavatel nemůže zaměstnanci doručit písemnost na pracovišti. Pokud je tedy možné doručit zaměstnanci na pracovišti, pak poštovní služby zaměstnavatel využít nemůže.

Zaměstnavatel musí vždy pečlivě volit, jaký způsob doručování zvolí. Zejména musí vždy přihlédnout ke konkrétním okolnostem daného případu a možný rizikům.

Doručování na pracovišti

Představme si ideální situaci: Zaměstnavatel chce dát výpověď zaměstnanci, který chodí pravidelně na pracoviště a nemívá absence. V takovém případě se samo nabízí doručení zaměstnanci přímo na pracovišti. I to však může mít svá úskalí a pro zaměstnavatele je vždy nejlepší vzít si k předání výpovědi svědka. Kdyby došlo později k prokazování toho, zda byla výpověď doručena, příp. ji zaměstnanec odmítl převzít, bude takový svědek pro zaměstnavatele klíčový.

Může ale nastat situace, kdy zaměstnanec na pracoviště nedochází a zaměstnavatel ani neví, kde by jej mohl zastihnout. Doručování na pracovišti zaměstnavatele ani na místě zastižení zaměstnance tak nepřichází v úvahu. Zaměstnavatel tak může využít jiný způsob doručování.

Doručování prostřednictvím e-mailu

Představme si teď progresivního zaměstnavatele, který navíc nemá s poštou dobré zkušenosti. Proto se rozhodne doručovat prostřednictvím e-mailu. E-mail přece dnes umí odeslat už každý.

Odeslat e-mail opravdu není žádná věda, ale zaměstnavatel musí splnit určité podmínky, aby mohl k takovému doručování přistoupit.

Zaměstnavatel musí:

  • mít souhlas zaměstnance v samostatném písemném prohlášení, ve kterém zaměstnanec uvede adresu pro doručování +
  • zaměstnanci poskytnout písemnou informaci o doručování prostřednictvím e-mailu +
  • e-mail podepsat elektronicky uznávaným podpisem.

Zaměstnavatel se už raduje, že má vše splněno, ale může nastat další problém. Musí totiž také umět prokázat, že písemnost byla e-mailem doručena. Písemnost je doručena dnem potvrzení zaměstnance adresovaným zaměstnavateli, které zašle datovou zprávou. Zaměstnanec ale nemá žádnou povinnost takové potvrzení poslat. A pokud nebude mít zájem na ukončení pracovního poměru, dost možná takové potvrzení ani záměrně nezašle. V takovém případě je písemnost doručena 15. dnem od dodání. Problémem pro zaměstnavatele ale bude prokázat, zda a kdy k dodání došlo.

Takže s tím e-mailem to zase takový posun vpřed není. Tento způsob doručování má řadu rizik, a proto jej v praxi zatím příliš nedoporučujeme.

Doručování prostřednictvím datové schránky

Náš progresivní zaměstnavatel by přesto rád doručování klasickou poštou opustil. Už jsme si vyjasnili, že e-mail není úplně ideální cesta. A co datová schránka?

Datovou schránkou může zaměstnavatel zaměstnanci písemnost doručovat pouze v případě, že ji má zaměstnanec zpřístupněnou pro přijímání zpráv. Zaměstnavatel však musí doručovat do datové schránky zaměstnance jako fyzické osoby. Pokud by měl zaměstnanec IČO a k tomu povinně zřízenou datovou schránku pro fyzickou osobu podnikající, není možné mu do ní doručit písemnost týkající se jeho pracovního poměru. Se zaměstnancem totiž nejedná jako s podnikatelem, ale jako s fyzickou osobou.

Jedním z důvodů, proč zaměstnavatel může datovou schránku upřednostnit před doručováním e-mailem, je prokazování doručení písemnosti. V datové schránce je snadno prokazatelné, kdy byla písemnost adresátovi doručena. Pokud se zaměstnanec do datové schránky nepřihlásí, pak doručení nastává 10. dnem od dodání. I dodání je v datové schránce snadno prokazatelné. Tímto tedy zaměstnavateli odpadá problém s prokazováním doručení.

Doručování prostřednictvím datové schránky tak pro zaměstnavatele vypadá lákavě. Ale i to má svá úskalí.

Fyzické osoby u nás nemusí mít povinně zřízenou datovou schránku. Těch, kteří ji mají, je menšina. Zaměstnavatel ani nemůže své zaměstnance nutit k tomu, aby si datovou schránku zřídili. Navíc je nutné pamatovat na to, že od 1. 1. 2024 mohou uživatelé datových schránek požádat o znepřístupnění svých údajů. Zaměstnavatel pak může datovou schránku zaměstnance najít pouze tak, že mu zaměstnanec údaje o ní poskytne.

Doručování informace o obsahu pracovního poměru

Novela zákoníku práce se snaží zavést elektronizaci doručování. To platí i u informace o obsahu pracovního poměru. Pro tu platí speciální pravidla doručování. Svého zaměstnance můžete totiž informovat i elektronicky, musíte ale splnit určité požadavky:

  • zaměstnanec má možnost si informaci uložit a vytisknout a
  • zaměstnavatel si musí uschovat doklad o předání informace zaměstnanci.

Pokud zvolíte doručování informace elektronicky, zvažte vždy, jestli jste si schopni obstarat doklad o předání informaci zaměstnanci. V případech, kdy vaši zaměstnanci pracují výhradně na home office, může být elektronické doručování značným ulehčením. Naopak pokud zaměstnanci docházejí pravidelně na pracoviště, jeví se jako vhodnější je o obsahu pracovního poměru informovat přímo na pracovišti.

Shrnutí

Změny v doručování podle zákoníku práce mají vést ke zjednodušení a modernizaci postupu při doručování. V rámci zachování pojistek pro zaměstnavatele i pro zaměstnance však stále existují omezení a povinnosti, na které je při doručování písemností nutné myslet a dbát.

Pokud zaměstnavatel nedodrží stanovené povinnosti a postupy, vystavuje se riziku, že daná písemnost nebude doručena. V případě písemností týkajících se ukončení pracovního poměru pak může dojít k tomu, že pracovní poměr nebude ukončen.

Chystáte se doručovat některou z uvedených písemností, ale nejste si jistí správným postupem? Anebo už jste písemnost doručili, ale obáváte se, že jste nedodrželi stanovený postup? Obraťte se na nás. Rádi vám poradíme.

Nikola Lejsek Tesařová

Napište nám na email ivana@smluvino.cz nebo zavolejte na +420 774 454 924. Domluvíme si úvodní telefonickou konzultaci. Abyste nám mohli lépe vysvětlit vaši konkrétní situaci. Tuto první konzultaci v délce do 20 minut neúčtujeme.

Čerstvé právní tipy v e-mailu. Jednou nebo dvakrát měsíčně.