Smlouva o spolupráci: 9 bodů, které si ohlídejte

Externí odborníci na volné noze jako dodavatelé služeb a ostatní podnikatelé – korporáty, menší či větší eseróčka anebo jiné OSVČ jako jejich příjemci. Podnikatelé si najímají externisty na kdeco – správu sítě, UX design, copywriting, BOZP anebo třeba administrativu. Takových spoluprací je dnes podnikatelský svět plný.

Protože se jedná o spolupráci dvou podnikatelů a zároveň se zákon právní úpravě poskytování služeb moc nevěnuje, můžete si domluvit téměř cokoliv. Dohody o spolupráci tak bývají dost různorodé. Někdy je upravují mnohastránkové písemné smlouvy, jindy si jejich účastníci vystačí s ústní domluvou. Ať už k nim přistupujete tak nebo onak, mrkněte na 9 oblastí, na které byste ve vztahu živnostník a další podnikatel neměli zapomínat.

Pro OSVČ na volné noze dodávající služby jiným podnikatelům existuje řada výrazů, např. živnostník, externista, externí specialista, externí dodavatel, volnonožec anebo freelancer. V tomto článku budeme používat označení „živnostník“. Podnikatele, který je příjemcem služeb od živnostníka, ať už se jedná o tzv. korporát, s.r.o. anebo třeba taktéž živnostníka, budeme označovat jako „druhého podnikatele“.

1. Zaklínadlo jménem „Švarcsystém“

Když se řekne spolupráce na IČO, setkávám se se dvěma extrémy: První „to je zakázané, je to Švarcsystém, to se prostě vůbec nesmí“ a druhý ve stylu „zaměstnáme ho na IČO a jinak bude mít vše nastaveno jako klasický zaměstnanec“. Jak už to tak bývá, pravda je někde uprostřed.

Při posuzování možného Švarcystému začněte vždy od druhu činnosti, kterou má živnostník pro druhého podnikatele vykonávat. Soudy totiž při rozhodování o Švarcsystému rozlišují mezi 3 druhy činností:

• Nezávislá činnost. Tu nelze provozovat jinak než jako podnikatel. Příkladem jsou exekutoři nebo notáři.
• Závislá činnost. Tu naopak nelze dělat jinak než jako zaměstnanec. Příkladem jsou podkladní v supermarketu anebo dělníci v pásové výrobě.
• Činnost obojetné povahy. Pro tu jsou legální obě možnosti – zaměstnanec i podnikatel a záleží vždy na konkrétních okolnostech. Do této kategorie se řadí IT specialisté, různí poradci a analytici, řemeslníci anebo třeba řidiči.

Když vyhodnotíte, že externě poskytované služby spadají mezi činnosti obojetné povahy, začněte zkoumat další aspekty nastavení vztahu živnostník – druhý podnikatel. Představte si, jak vypadá typický vztah s jiným podnikatelem a jak vypadá typický vztah zaměstnavatel – zaměstnanec. Aby se nejednalo o Švarcsystém, musí se ten váš vztah co nejvíce blížit tomu prvnímu a naopak mít jen minimum znaků zaměstnaneckého vztahu.

Více o Švarcsystému a jeho konkrétních znacích si přečtěte v článku Vše co potřebujete vědět o švarcsystému anebo poslechněte v těchto 2 dílech podcastu Podnikej (s)právně: Jak poznat švarcsystém nebo Jak se švarcsystém posuzuje u soudu.

2. Projekt nebo dlouhodobá spolupráce

Zamyslete se nad charakterem plánované spolupráce. To je startovní bod pro další úpravu vzájemných vztahů mezi 2 podnikateli. V zásadě se nabízejí 2 možnosti:

• projekt neboli jednorázová spolupráce
• dlouhodobá rámcová spolupráce

Pro projektovou spolupráci je typický jasný začátek, obsah služeb, které živnostník dodá, odměna živnostníka a termín dodání. Samozřejmě k tomu lze přidat řadu dalších oblastí, kterým se budeme věnovat za chvíli. Z pohledu práva je to jednorázová smlouva (většinou typově smlouva o dílo).

Naopak v případě dlouhodobých spoluprací, jejichž obsah nemusí být v okamžiku uzavření dohody úplně jasný, se klasicky uzavírá tzv. rámcová smlouva o spolupráci. Tou si oba podnikatelé sjednají pravidla vzájemné spolupráce. Kategorie oblastí, které si živnostník a druhý podnikatel domlouvají, jsou vlastně podobné těm v předchozím případě, jen si je většinou upravují odlišným způsobem.

Z typické rámcové smlouvy žádné povinnosti (ani práva) samy o sobě neplynou. Ty je potřeba stanovit v tzv. realizační smlouvě (ta se často označuje jako objednávka). V realizační smlouvě se živnostník s druhým podnikatelem dohodne, co a v jakých termínech se vlastně bude dělat, popřípadě na dalších věcech. Vše ostatní se řídí tím, co je napsáno v rámcové smlouvě.

3. Sepište si to

Z pohledu práva je úplně jedno, jakým způsobem si živnostník a druhý podnikatel podmínky spolupráce sjednají. Můžete si sepsat klasickou písemnou smlouvu o spolupráci, můžete si vše podstatné napsat do emailu anebo využít jakékoli jiné formy komunikace. Dokonce si to prostě jen říct. Všemi těmito způsoby může vzniknout smlouva. I když ústní smlouva má úplně stejnou váhu jako ta písemná, její nevýhodou jednoznačně je, že její obsah se špatně nejen pamatuje, ale především prokazuje.

Proto vám každý právník doporučí, ať si obsah své dohody nějak zaznamenáte. Buď klasicky na papír, nebo elektronicky anebo si to třeba nahrajte na video. Forma není v tomto případě důležitá (pozor, jindy důležitá být může). Důležité ovšem je, abyste nějaký záznam měli, a abyste na nic podstatného nezapomněli.

Více o možných formách smluv si můžete přečíst poslechnout v epizodě podcastu Podnikej (s)právně s názvem Je třeba podepisovat klasické písemné smlouvy.

4. Co ten živnostník vlastně dělá?

Odpověď na tuto otázku by Vaše dohoda jednoznačně měla obsahovat. Zapomeňte na obecné formulace typu „Jan Novák dodá společnosti XYZ s.r.o. služby“, anebo nedejbože „Jan Novák bude pro společnost XYZ s.r.o. pracovat.“ Obzvlášť při té druhé variantě se právníkům zrychluje tepová frekvence. Asi už tušíte proč: Pracuje zaměstnanec, živnostník dodává. Proč? Zaklínadlo jménem Švarcsystém. I když nejsem fanouškem slovíčkaření a jedno slovo z vaší spolupráce Švarcsystém neudělá, tak slovesu „pracovat“ bych se ve smlouvách o spolupráci raději vyhýbala.

Předmět smlouvy neboli to, jaké služby živnostník dodává, by měl být co nejpřesnější. Mělo by z něj jasně plynout nejen obecné označení charakteru služeb, ale i jejich bližší specifikace, tj. vysvětlení co např. ten copywriting přesně znamená, ale také to, co neznamená, respektive to, co už součástí dodávaných služeb není.

Přesné vymezení dodávaných služeb je důležité hlavně kvůli tomu, abyste se pak vzájemně nedohadovali, zda živnostník dodal vše, co dodat měl a hraje roli i při případné reklamaci vad služeb. A je také jednou z cest prevence vzniku švarcsystému.

5. Jak budeme spolupracovat?

Teď už víte, co bude živnostník pro druhého podnikatele dělat. Stejně tak důležité je i vyjasnit si, jak to bude dělat. Jako vodítko vám mohou pomoci následující otázky:

• Kde bude živnostník pracovat? Ve svých prostorách? V prostorách druhého podnikatele? Částečně u sebe a částečně u druhého podnikatele?
• Jak budou služby dodávány? Odevzdává živnostník „jen“ konkrétní výsledek práce anebo bude služby dodávat nějak postupně?
• Jak živnostník své služby a výstupy druhému podnikateli odevzdá?
• Bude se průběh poskytování služeb nějak dokumentovat? Pokud ano, jak?
• Má druhý podnikatel nějaké povinnosti? Co živnostník potřebuje od svého klienta – druhého podnikatele? Jakou součinnost mu musí druhý podnikatel poskytnout?
• Jaké náklady při poskytování služeb vznikají? Kdo je bude platit?

Při sjednávání těchto podmínek mějte pořád v hlavě zaklínadlo jménem Švarcsystém a držte si od něj náležitý odstup. Živnostník prostě není zaměstnanec.

V různých situacích se mohou objevit i další oblasti, které si budete potřebovat upravit. Tyto okruhy jsou však užitečným základem pro dobře fungující vztah.

6. Nejsme my vlastně konkurenti…

U některých spoluprací je živnostník subdodavatelem druhého podnikatele. Oba podnikají ve stejné oblasti a jsou tak, někdy teoreticky a někdy i prakticky, konkurencí. Druhý podnikatel se tak může obávat, že by mu živnostník mohl konkurovat a přebírat klienty, zejména ty, kterým bude takto zprostředkovaně své služby dodávat.

I tato oblast se dá právně nastavit, a to tzv. konkurenční doložkou. Zákon ji upravuje poměrně stručně, a to konkrétně v jediném paragrafu. Přesto, anebo možná právě proto je značná část konkurenčních doložek, se kterými se setkávám, podle mého názoru neplatná.

Mezi právníky se sice zatím vedou diskuze, co všechno musí taková platná konkurenční doložka obsahovat. Pokud si však chcete být jistí, že tam opravdu máte vše, pak nezapomeňte sjednat:

• území, kterého se zákaz konkurence týká (např. Česká republika)
• dobu, na kterou se sjednává (maximálně 5 let)
• okruh činnosti (jaká činnost se zakazuje, např. tvorba webových stránek)
• okruh osob (kterým nesmí živnostník po dobu trvání zákazu své služby poskytovat, např. poskytovatelé jazykové výuky)

Zákaz konkurence je v tržním prostředí v podstatě nežádoucí. A na to je potřeba při jeho formulaci myslet. Takže i zde platí oblíbené „méně je více“. Pokud by totiž konkurenční doložka byla příliš omezující, pak ji může soud zrušit anebo prohlásit za neplatnou.

7. Nakonec je to vždy o penězích

Stejně tak jako existují různé varianty, jak celou spolupráci na IČO pojmout, existují i různé varianty, jak za ni platit. Od fixní odměny za celou spolupráci (projekt) po obligátní hodinovku. V úvahu přicházejí i různé kombinace, případně sjednávání bonusů či odměn za různé části projektu. Zvažte i možnost záloh.

Když se domlouváte na odměně, myslete nejen na její výši ale i na to, kdy bude odměna vyplacena. To je nejen to, kdy může živnostník vystavit fakturu, ale také to, za jak dlouho bude zaplacena. Pokud žádná splatnost dohodnuta není, pak je to ze zákona 30 dní od doručení faktury anebo doručení či převzetí služby. Zákon dává i limit pro maximální dohodnutou délku splatnosti, a to 60 dní. Delší dobu splatnosti si můžete sjednat jen ve výjimečných případech. Nikdy to však nesmí být vůči živnostníkovi nespravedlivé.

8. Povinnost bez smluvní pokuty jako by nebyla

To je oblíbené rčení některých právníků. A něco na něm je. Někteří lidé prostě bez hrozby sankcí nefungují. Ve smlouvách o spolupráci se nejčastěji objevují smluvní pokuty za pozdní dodání služeb a za pozdní platbu. Můžete je pojmout jako jednorázové, jako procento z nějaké částky anebo jako nějakou fixní sumu za den, kdy je druhá strana v prodlení s plněním své povinnosti. I o tématu smluvních pokut už byla řeč v podcastu Podnikej (s)právně.

Při návrhu smluvních pokut myslete na to, že akce vyvolává reakci. Pokud navrhnete x smluvních pokut pro druhou stranu, druhá strana dost pravděpodobně přijde s obdobným návrhem. Smluvní pokuta by měla tzv. krýt ta nejpodstatnější porušení smlouvy, ne každé porušení. Takže i se smluvními pokutami nakládejte rozumně.

Krom smluvních pokut existují ještě sankce v podobě úroku z prodlení. Jeho výši si buď můžete dohodnout, anebo to můžete nechat na zákonu. Tzv. zákonný úrok z prodlení se určuje tak, že se k výši 2 T repo sazby vyhlášené ČNB k prvnímu dni pololetí připočte 8 %. Aktuální repo sazbu naleznete zde. Například, k 1. lednu 2023 byla vyhlášená repo sazba 7 %, tzn. že zákonný úrok z prodlení pro dluhy, které vzniknou od 1. ledna 2023 do 30. června 2023 je 15 %. Zákonný úrok z prodlení si přitom nemusíte ve smlouvě nijak sjednávat, máte na něj nárok vždy, když vám někdo dluží peníze.

9. Potřebujeme něco změnit

Ač se budete snažit sebevíc, ne vše vymyslíte hned na začátku spolupráce. Proto je dobré nastavit si ve smlouvě o spolupráci i mechanismus jejích změn. Budete při každé změně podepisovat dodatek smlouvy? Anebo si vystačíte s e-mailem? Možná je i kombinace různých způsobů při různých typech změn. Pro změnu kontaktní osoby vám například bude stačit e-mail, ale pro vše ostatní chcete dodatek.

Určitým druhem změny je i ukončení vzájemné spolupráce. I to je proto potřeba ošetřit. Jeho nastavení bude záviset na tom, zda se jedná o jednorázovou anebo dlouhodobou spolupráci. Pokud máte uzavřenu rámcovou smlouvu o spolupráci, tak fakticky může k jejímu ukončení dojít tak, že se neuzavře žádná další realizační smlouva (objednávka). I v tomto případě však může být vhodné rámcovou smlouvu formálně ukončit.

Když některá ze smluvních stran poruší smlouvu podstatným způsobem, může druhá strana od smlouvy odstoupit. To říká zákon. Jenže každá smluvní strana může podstatné porušení chápat jinak. Proto si definujte příklady situací, které za podstatné porušení považujete. I když určitě nevyjmenujete všechny, tak alespoň ty nejčastější takto vymezit lze.

To přeci nemůže být vše

Možná vás napadá, že tohle přeci nestačí, že je potřeba ještě dohodnout, mlčenlivost, odpovědnost za vady, odpovědnost za škodu, zpracování osobních údajů… Ano, i tyto a další oblasti mohou být u konkrétních spoluprací důležité. Pokud ale při sjednávání podmínek spolupráce na IČO zohledníte vše, co je napsáno v tomto článku, je to slušný základ. Základ, který vám pro naprostou většinu spoluprací bude stačit.

Hlavně se na tomto základu s druhou stranou domluvte a svou domluvu si nějak zaznamenejte. Dobrá spolupráce totiž začíná u dobré dohody.

Ivana Lehkoživová

Smlouva přes e-mail. Jde to? Rezervační smlouva na nemovitost z pohledu kupujícího

Čerstvé právní tipy v e-mailu. Jednou nebo dvakrát měsíčně.